База знаний
Методология работы в ProcessFinder
Решение ROOMY ProcessFinder помогает аналитику в формировании и проверке гипотез о возможности и целесообразности роботизации рутинных действий пользователя. Функционал системы ProcessFinder позволяет производить поиск подобных потенциально роботизируемых участков процессов в пользовательских действиях и в процессных цепочках. В данном разделе будет описана методология выявления подобных процессов в пользовательских действиях, а также поиск подобных действий в процессных цепочках.
Поиск подобных процессов в пользовательских действиях
Данный подход позволяет выявлять потенциально роботизированные участки процессов, через анализ действий конкретного пользователя. В данном разделе этот подход будет рассмотрен подробно с примерами.
В данном подходе цель аналитика - выявить наиболее используемые связки и действия в потенциально роботизированных активностях пользователя. Результат этого этапа - выдвинуть первичную гипотезу о возможной роботизации найденного участка процесса.
Например, если обнаружен перенос пользователем информации из одной системы в другую, то гипотетически это процесс с высоким потенциалом для роботизации.
В данном подходе цель аналитика - выявить наиболее используемые связки и действия в потенциально роботизированных активностях пользователя. Результат этого этапа - выдвинуть первичную гипотезу о возможной роботизации найденного участка процесса.
Например, если обнаружен перенос пользователем информации из одной системы в другую, то гипотетически это процесс с высоким потенциалом для роботизации.
1. На таймлайне выберете и кликните на потенциально роботизированный участок процесса пользователя
В правой части экрана появится инфографика выбранного участка пользовательских действий
Инфографика участка пользовательских действий
1
При клике на кнопку «Расчет затрат для ...» появится калькулятор примерного расчета финансовых затрат за период сбора данных. Заполнив в форме З/П рассматриваемого сотрудника, можно оценить порядок сэкономленных средств за счёт применения роботизации и оптимизации рабочего дня пользователя.
При клике на кнопку «Расчет затрат для ...» появится калькулятор примерного расчета финансовых затрат за период сбора данных. Заполнив в форме З/П рассматриваемого сотрудника, можно оценить порядок сэкономленных средств за счёт применения роботизации и оптимизации рабочего дня пользователя.
Заполнив в форме З/П рассматриваемого сотрудника, можно оценить порядок сэкономленных средств за счёт применения роботизации и оптимизации рабочего дня пользователя.
2
На круговой диаграмме отображена информация о времени работы пользователя с конкретной программой.
На круговой диаграмме отображена информация о времени работы пользователя с конкретной программой.
При наведении курсора на одну из долей, появится всплывающее окно с именем приложения и проведённым в нём пользователем временем.
3
При нажатии на кнопку аналитик переходит к более детальному анализу пользовательских действий.
При нажатии на кнопку аналитик переходит к более детальному анализу пользовательских действий.
4
При нажатии на кнопку ProcessFinder автоматически составляет отчёт в формате ГОСТ о выбранном промежутке пользовательских действий.
При нажатии на кнопку ProcessFinder автоматически составляет отчёт в формате ГОСТ о выбранном промежутке пользовательских действий.
2. Анализ пользовательских действий проводится инструментом «Детализация действий». Нажмите на кнопку в панели инфографики и дождитесь окончания загрузки выбранного периода.
При успешной загрузке пользовательских действий Вы попадёте на страницу «Детализация действий»
Общий вид страницы «Детализация действий»
1
Имя пользователя, действия которого анализируются.
Имя пользователя, действия которого анализируются.
2
Количество закэшированных пользовательских действий на странице, к общему количеству пользовательских действий в участке процесса.
Количество закэшированных пользовательских действий на странице, к общему количеству пользовательских действий в участке процесса.
3
Ползунок переключения типа поиска подобных пользовательских действий.
Ползунок переключения типа поиска подобных пользовательских действий.
4
Блок фильтров пользовательских действий. Применение фильтров позволяет анализировать конкретные пользовательские действия в конкретных программах.
Блок фильтров пользовательских действий. Применение фильтров позволяет анализировать конкретные пользовательские действия в конкретных программах.
5
Карточка конкретного пользовательского действия.
Карточка конкретного пользовательского действия.
Имя программы, в которой пользователь совершил действие
Имя окна внутри программы, в котором пользователь совершил действие.
Описание действия и элемента, над которым совершено действие.
Полная расшифровка данной карточки действия: В приложении ZOOM в окне под названием Облачные конференции ZOOM пользователь кликнул левой кнопкой мыши (ЛКМ) по элементу Вход.
3. Зачастую наиболее рутинные операции представляют собой перенос информации из одной системы в другую. В блоке «Детализация действий» реализован функционал фильтрации пользовательских действий по конкретным приложениям и типам действий.
«Фильтр по действиям» позволяет оставить в детализации пользовательских действий только конкретные пользовательские действия.
Поскольку перенос информации между системами обычно происходит посредством копирования/вставки информации. Оставим только те пользовательские действия, которые предполагают нажатие горячих клавиш копирования/вставки (CTRL + C / CTRL + V)
«Фильтр по действиям» позволяет оставить в детализации пользовательских действий только конкретные пользовательские действия.
Поскольку перенос информации между системами обычно происходит посредством копирования/вставки информации. Оставим только те пользовательские действия, которые предполагают нажатие горячих клавиш копирования/вставки (CTRL + C / CTRL + V)
Фильтр в положении «показывать только горячие сочетания клавиш»
После установки фильтра нажмите на кнопку «Применить» и дождитесь окончания загрузки. При успешном применении фильтров в детализации пользовательских действий останутся только выбранные фильтрами действия. На рис. оставлены только действия переноса информации.
После применения фильтров остались только действия переноса информации
Можно заметить, что потенциально перенос информации пользователем осуществлялся между приложением (веб-браузер)
и (Microsoft Word)
4. Функционал поиска «Поиск по действиям» и «Поиск по маске» позволяет проверить связки действий как на временную, так и на частотную (пользовательскую) повторяемость. То есть дать ответ на вопрос: «Насколько тот или иной процесс распространён внутри исследуемой группы пользователей?»
Проверим частотность переноса информации между этими системами двумя типами поиска.
Проверим частотность переноса информации между этими системами двумя типами поиска.
Поиск по действиям
При наведении курсора на пользовательское действие, в правом верхнем углу карточки действия появится элемент выбора действия (галочка).
Активная карточка действия пользователя
После выделения одного и более пользовательских действий с левой стороны экрана появится всплывающее окно поиска. Необходимо заполнить поля и нажать на кнопку «Найти повторяющиеся процессы».
Детализация действий. Поиск по действиям
1
Имя группы задаётся пользователем индивидуально для каждой группы. В блоке «Повторяющиеся процессы» под заданным именем будет отображена группа найденных процессов
Имя группы задаётся пользователем индивидуально для каждой группы. В блоке «Повторяющиеся процессы» под заданным именем будет отображена группа найденных процессов
2
В зависимости от потребностей пользователя, ProcessFinder может гибко выявлять подобные процессы.
При потребности пользователя найти:
• абсолютно идентичные участки процесса «% сопоставления» следует выставлять близким 90%.
• относительно похожие участки процесса «% сопоставления» следует выставлять около 60%.
• отдалённо похожие участки процесса «% сопоставления» следует выставлять около 30%.
Мы рекомендуем выставлять «% сопоставления» около 80%. Такое соотношение обеспечивает оптимальный баланс между вариативностью действий внутри процесса и смысловой нагрузки пользовательской активности.
В зависимости от потребностей пользователя, ProcessFinder может гибко выявлять подобные процессы.
При потребности пользователя найти:
• абсолютно идентичные участки процесса «% сопоставления» следует выставлять близким 90%.
• относительно похожие участки процесса «% сопоставления» следует выставлять около 60%.
• отдалённо похожие участки процесса «% сопоставления» следует выставлять около 30%.
Мы рекомендуем выставлять «% сопоставления» около 80%. Такое соотношение обеспечивает оптимальный баланс между вариативностью действий внутри процесса и смысловой нагрузки пользовательской активности.
3
Активация функции «Жесткий поиск» приводит к поиску абсолютно идентичных пользовательских действий, включая даже соблюдения единого регистра активных окон.
Мы рекомендуем активировать данный функционал только в случаях особой необходимости.
Активация функции «Жесткий поиск» приводит к поиску абсолютно идентичных пользовательских действий, включая даже соблюдения единого регистра активных окон.
Мы рекомендуем активировать данный функционал только в случаях особой необходимости.
В нашем тестовом примере заполним поля подобным образом и нажмём «Найти повторяющиеся процессы»
Пример заполнения полей формы «Поиск по действиям»
После завершения поиска система отобразит информационное окно. Выберете один из вариантов в соответствии вашим потребностям. В тестовом примере нет потребности создавать еще одну группу, поэтому выбран вариант «Нет»
Информационное окно создания групп
Система перенаправит пользователя на главную страницу ProcessFinder в раздел «Повторяющиеся процессы».
Панель повторяющихся процессов отсортирована по общему времени найденных потенциально роботизированных участков.
Группы наименованные числовыми значениями созданы системой автоматически. Система находит и сегментирует подобные процессы, нумеруя найденные группы.
Панель повторяющихся процессов отсортирована по общему времени найденных потенциально роботизированных участков.
Группы наименованные числовыми значениями созданы системой автоматически. Система находит и сегментирует подобные процессы, нумеруя найденные группы.
В нашем случае поиск процесса был задан вручную. ProcessFinder нашел подобные процессы и отобразил найденную группу на панели «Повторяющиеся процессы» в отсортированном по времени виде
Результат работы поиска по действиям группы «test_win_browser»
При необходимости можно исключить период из найденной группы. Выделите период, который необходимо исключить и нажмите на кнопку «Исключить выбранный период» в левом углу интерфейса.
Исключение выбранного периода из группы повторяющихся процессов
Поиск по маске
Поиск по маске. Активируйте окно «Поиск по маске» передвинув ползунок в верхней части страницы «Детализация действий»
Активация функционала «Поиск по маске»
Активация «Поиск по маске» приведёт в появлению бокового окна поиска на левой стороне экрана
Окно поиска
1
Имя группы будет отображаться на панели «Повторяющиеся процессы»
Имя группы будет отображаться на панели «Повторяющиеся процессы»
2
Выберете приложение, действия внутри которого будут искаться среди всех пользовательских действий.
Выберете приложение, действия внутри которого будут искаться среди всех пользовательских действий.
В карточке пользовательского действия имя приложения отображается в первой строке, после элемента
3
Название окна внутри которого пользователь совершал действия.
Название окна внутри которого пользователь совершал действия.
В карточке пользовательского действия имя приложения отображается на второй строке, после элемента
4
Кнопка добавления следующей маски.
Маски добавляются логическим "И". Т.е. успешно найденным промежутком пользовательских действий будет считаться тот, действия внутри которого удовлетворяют Маске1 "И" Маске2.
Кнопка добавления следующей маски.
Маски добавляются логическим "И". Т.е. успешно найденным промежутком пользовательских действий будет считаться тот, действия внутри которого удовлетворяют Маске1 "И" Маске2.
В нашем тестовом примере заполним поля следующим образом. Логически данное заполнение выглядит так: "В участке роботизированных действий должна быть работа с приложением «browser» в окнах с именем «Сказка» "И" работа с приложением «WINWORD» с документом «Документ1»".
Заполнение полей тестового примера «Поиск по маске»
После завершения поиска система отобразит информационное окно. Выберете один из вариантов в соответствии вашим потребностям.
В тестовом примере нет потребности создавать еще одну группу, поэтому выбран вариант «Нет».
В тестовом примере нет потребности создавать еще одну группу, поэтому выбран вариант «Нет».
Информационное окно создания групп
Система перенаправит пользователя на главную страницу ProcessFinder в раздел «Повторяющиеся процессы».
Панель повторяющихся процессов отсортирована по общему времени найденных потенциально роботизированных участков.
Группы наименованные числовыми значениями созданы системой автоматически. Система находит и сегментирует подобные процессы, нумеруя найденные группы.
В нашем случае поиск процесса был задан вручную. ProcessFinder нашел подобные процессы и отобразил найденную группу на панели "Повторяющиеся процессы" в отсортированном по времени виде
Панель повторяющихся процессов отсортирована по общему времени найденных потенциально роботизированных участков.
Группы наименованные числовыми значениями созданы системой автоматически. Система находит и сегментирует подобные процессы, нумеруя найденные группы.
В нашем случае поиск процесса был задан вручную. ProcessFinder нашел подобные процессы и отобразил найденную группу на панели "Повторяющиеся процессы" в отсортированном по времени виде
Результат работы поиска по маске группы «mask_win_browser»
Note:
Обратите внимание, что производя поиск одних и тех же действий двумя различными способами мы получили несколько различающиеся результаты. Поиск по действиям нашел схожие процессы в 7-ми различных днях и 2х пользователях, а поиск по маске в 2х днях и 1го пользователя. Это обусловлено тем, что в поиске по действиям был установлен порог 80% совпадения - это позволило повысить вариативность выборки, однако, при повышении вариативности выборки, понижается "чистота" найденных промежутков.
Обратите внимание, что производя поиск одних и тех же действий двумя различными способами мы получили несколько различающиеся результаты. Поиск по действиям нашел схожие процессы в 7-ми различных днях и 2х пользователях, а поиск по маске в 2х днях и 1го пользователя. Это обусловлено тем, что в поиске по действиям был установлен порог 80% совпадения - это позволило повысить вариативность выборки, однако, при повышении вариативности выборки, понижается "чистота" найденных промежутков.
Поиск подобных процессов через запись «Процессных цепочек»
Использование функционала процессных цепочек подразумевает составление аналитиком гипотезы о наличии роботизированного процесса.
Аналитик формирует «Эталонную цепочку»: гипотезу о наличии процесса, обладающего высоким потенциалом для роботизации. Гипотеза формируется исходя из априорных данных о строении и функционировании бизнес-процессов внутри компании.
Основная идея функционала процессных цепочек заключается в том, что можно записать конкретный потенциально роботизированный процесс и выявить насколько он распространён внутри компании.
Функционал процессных цепочек доступен из левого бокового меню
Аналитик формирует «Эталонную цепочку»: гипотезу о наличии процесса, обладающего высоким потенциалом для роботизации. Гипотеза формируется исходя из априорных данных о строении и функционировании бизнес-процессов внутри компании.
Основная идея функционала процессных цепочек заключается в том, что можно записать конкретный потенциально роботизированный процесс и выявить насколько он распространён внутри компании.
Функционал процессных цепочек доступен из левого бокового меню
Функционал процессных цепочек в левом боковом меню
Для записи «Эталонной цепочки» агент ROOMY Mainer должен быть запущен со статусом «Ведётся сбор данных» на компьютерах тех пользователей, процессы которых должны быть записаны. Также можно включить Mainer после назначения пользователя на процесс записи.
Нажмите на кнопку «+» в левой части экрана, чтобы создать экземпляр процессной цепочки.
Левая часть экрана главной страницы «Процессные цепочки»
В появившемся окне заполните поля «Имя процессной цепочки» и «Описание» процессной цепочки, после нажмите кнопку «Создать» для создания экземпляра процессной цепочки.
Окно заполнения имени и описания процессной цепочки
Эталонная цепочка состоит из звеньев - субпроцессов. Именно по субпроцессам происходит поиск пользовательских действий.
Нажмите на кнопку «+» в правом верхнем углу, чтобы создать субпроцесс.
Нажмите на кнопку «+» в правом верхнем углу, чтобы создать субпроцесс.
Создание субпроцесса
Появится окно наименования субпроцесса. Заполните поле «Имя процесса» и нажмите на кнопку «Создать»
Добавление субпроцесса к процессной чепочке
Система перенаправит пользователя на страницу ProcessFinder | Процессные цепочки. Кликните на только что созданный субпроцесс в правой части экрана.
Выбор только что созданного субпроцесса
Нажмите на кнопку в правой части экрана, чтобы назначить пользователя для записи субпроцесса.
Затем нажмите на кнопку в левой части экрана для старта записи субпроцесса.
Страница ProcessFinder | Процессные цепочки перед стартом записи субпроцесса
1
Выбор пользователя
Выбор пользователя
Выберете пользователя для записи участка процесса
2
Запуск записи субпроцесса
Запуск записи субпроцесса
Запускает запись субпроцесса у выбранных пользователей.
Note: обратите внимание, что для записи субпроцесса необходим установленный и включенный агент Mainer на компьютере пользователя.
Note: обратите внимание, что для записи субпроцесса необходим установленный и включенный агент Mainer на компьютере пользователя.
На компьютере выбранного пользователя появится информационное окно с предложением начать запись субпроцесса
Информационное окно с предложением записи субпроцесса
При успешном старте записи окно Mainer будет иметь статус «Идёт запись процесса из цепочки»
Окно Mainer при записи процессной цепочки
Чтобы завершить запись субпроцесса нажмите на кнопку окна Mainer. Дождитесь смены статуса на «Запись процесса завершена».
Обновите страницу ProcessFinder | Процессные цепочки после записи процессной цепочки. Статус субпроцесса должен измениться на «Завершен».
Изменение статуса
После завершения записи процессной цепочки перейдите во вкладку «Конфигуратор пересчета» из левого бокового меню
и запустите функции «Первичная разметка нейронкой», а после её завершения «Пересчёт данных и формирование периодов»
Страница ProcessFinder | Конфигуратор пересчета
1
Выберите диапазон дат для первичной разметки
Выберите диапазон дат для первичной разметки
В целях экономии времени, чтобы не выполнять пересчет всей базы собранных пользовательских действий, выберете вашу сегодняшнюю дату.
2
Запуск первичной разметки нейромодулем
Запуск первичной разметки нейромодулем
Нажмите для запуска первичной разметки пользовательских данных.
3
Формирование пользовательских таймлайнов
Формирование пользовательских таймлайнов
Производите запуск строго после завершения работы первичной разметки.
После завершения пересчёта перейдите на вкладку «Процессные цепочки» из левого бокового меню и нажмите на кнопку «Детализация» в верхней части экрана
Нажмите на кнопку "Детализация" по завершении разметки данных
Система перенаправит на страницу Детализации процессных цепочек. Выберите интересующую процессную цепочку, кликнув на неё, в правой части экрана. В среднем окне появится информация о субпроцессах внутри данной цепочки. В двух последних окнах представлена краткая информация о внутренностях субпроцесса
Выбор эталонной цепочки и получение информации о субпроцессах внутри неё
Нажмите на кнопку «Детализация» чтобы получить информацию о записанной эталонной цепочке. Система перебросит на интерфейс управления пользовательскими действиями. При наведении курсора на карточку действия система предложит пометить её одним из пинов
Выбор пинов для разметки пользовательских действий
Для запуска поиска процессных цепочек разметьте пользовательские действия.
- Стартовые действия. Обязательные два действия начала процесса.
Действия, помеченные зелёными пинами должны идти неразрывно (т.е. зелеными могут быть отмечены действия 4-5 или 6-7 и тд. Но не могут быть отмечены действия 4-6... поскольку между действиями 4-6 есть промежуточное действие (5), то есть существует разрыв), в противном случае алгоритм поиска может работать некорректно.
Действия, помеченные зелёными пинами должны идти неразрывно (т.е. зелеными могут быть отмечены действия 4-5 или 6-7 и тд. Но не могут быть отмечены действия 4-6... поскольку между действиями 4-6 есть промежуточное действие (5), то есть существует разрыв), в противном случае алгоритм поиска может работать некорректно.
- Промежуточные действия.
Действия, помеченные желтыми пинами являются промежуточными действиями. Система будет искать эти действия в промежутке между «Стартовыми» и «Конечными» действиями. В случае успешного нахождения, промежуточных действий между «Стартовыми» и «Конечными» пинами система эти действия успешно выведет в результаты. Порядок и неразрывность промежуточных действий не важны.
Действия, помеченные желтыми пинами являются промежуточными действиями. Система будет искать эти действия в промежутке между «Стартовыми» и «Конечными» действиями. В случае успешного нахождения, промежуточных действий между «Стартовыми» и «Конечными» пинами система эти действия успешно выведет в результаты. Порядок и неразрывность промежуточных действий не важны.
- Конечные действия. Обязательные два действия окончания процесса.
Действия, помеченные красными пинами должны идти неразрывно (т.е. красными могут быть отмечены действия 8-9 или 10-11 и тд. Но не могут быть отмечены действия 8-10 поскольку между действиями 8-10 есть промежуточное действие (9), то есть существует разрыв), в противном случае алгоритм поиска может работать некорректно.
Действия, помеченные красными пинами должны идти неразрывно (т.е. красными могут быть отмечены действия 8-9 или 10-11 и тд. Но не могут быть отмечены действия 8-10 поскольку между действиями 8-10 есть промежуточное действие (9), то есть существует разрыв), в противном случае алгоритм поиска может работать некорректно.
- Нейтральные действия.
Нейтральные действия не участвуют в определении детерминированной последовательности. По умолчанию все действия нейтральные.
Нейтральные действия не участвуют в определении детерминированной последовательности. По умолчанию все действия нейтральные.
Пример корректной разметки пользовательских действий показан на рис.
Пример корректной разметки процессной цепочки.
Зелёные пины(стартовые) - идут друг за другом подряд, желтые пины (промежуточные) - идут произвольно, красные пины (конечные) - идут друг за другом подряд.
Зелёные пины(стартовые) - идут друг за другом подряд, желтые пины (промежуточные) - идут произвольно, красные пины (конечные) - идут друг за другом подряд.
Сброс разметки пользовательских действий осуществляется кнопкой «Запустить поиск связанных процессов». Для запуска поиска процессов алгоритмом процессных цепочек нажмите на кнопку
Дождитесь окончания поиска. Индикатором завершения поиска служит появление модального окна с успешным завершением поиска.
Результаты поиска отображены на странице «Детализация» в виде синих пользовательских промежутков
Результат поиска алгоритмом процессных цепочек
В данном случае система по записанной Эталонной цепочке нашла подобные процессы строго-определённой последовательности стартовых и конечных действий у 3х разных пользователей в 2х различных рабочих днях.